CARA MENJAGA DOKUMEN

Berikut ini beberapa tips dasar untuk Anda yang ingin melindungi aset serta memastikan dokumen penting tetap aman dan bisa diakses:
Gunakan scanner (pemindai) biasa untuk membuat salinan digital dari berbagai dokumen, termasuk catatan finansial, polis asuransi, form sumber daya manusia, dan lain-lain.

Buat file digitalnya dalam format yang standar, seperti .pdf atau .jpg, hal ini akan memungkinkan Anda mengakses file tersebut dari perangkat apapun tanpa khawatir soal kompatibilitas.

Selain kertas-kertas penting, mungkin Anda perlu mempertimbangkan untuk melakukan digitalisasi gambar, video, dan multimedia lain yang digunakan perusahaan Anda dalam operasional dan pemasaran.

Saat proses pengarsipan selesai, salin informasi itu ke dalam CD atau DVD dan simpan di tempat aman seperti safe deposit box di bank atau kirimkan juga ke penasihat hukum Anda.

Karena aset perusahaan Anda bisa berubah secara signifikan dari tahun ke tahun, lakukan pembaruan arsip setahun sekali -- atau, setidaknya, lakukan setiap kali ada perubahan aset yang signifikan.

Membuat arsip digital dari informasi penting akan membantu melindungi perusahaan Anda dari kejadian tidak terduga dan menyediakan sebuah backup seandainya dokumen fisiknya hilang atau tidak bisa diakses. (art)